Você precisa emitir notas fiscais como MEI mas não sabe por onde começar? Descubra neste artigo como emitir sua NFS-e corretamente, entenda suas obrigações fiscais e evite problemas com o fisco seguindo nosso passo a passo detalhado.
Entendendo a obrigatoriedade da nota fiscal para MEI
Se você é Microempreendedor Individual (MEI), a emissão de notas fiscais eletrônicas se tornou uma realidade incontornável para o seu negócio. Desde 1º de setembro de 2023, a Resolução CGSN 140/2018 estabeleceu que todos os MEIs devem obrigatoriamente utilizar a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) ao prestarem serviços para pessoas jurídicas.
Esta mudança representa um marco importante na formalização das atividades dos microempreendedores, trazendo mais transparência e controle fiscal. Enquanto a emissão para clientes pessoa física permanece facultativa, entender o processo de emissão da NFS-e tornou-se essencial para manter seu negócio em conformidade com a legislação.
Neste guia, vamos desmistificar todo o processo de emissão da nota fiscal eletrônica para MEI, desde o cadastro nos sistemas municipais até a finalização da emissão e envio para seus clientes, garantindo que você cumpra todas as exigências legais sem complicações.
O que é a nota fiscal eletrônica e por que ela é importante para o MEI?
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento digital que substitui as antigas notas fiscais em papel, registrando oficialmente a prestação de serviços realizados pelo MEI. Este documento é essencial para a formalização das transações comerciais e para o recolhimento do Imposto Sobre Serviços (ISS), um tributo de competência municipal.
Benefícios da emissão de nota fiscal eletrônica para o MEI
A adoção da NFS-e traz diversos benefícios significativos para o microempreendedor:
- Conformidade legal: evita multas e penalidades por descumprimento das obrigações fiscais
- Credibilidade profissional: transmite confiança e seriedade aos seus clientes
- Comprovação de renda: facilita a obtenção de crédito e financiamentos
- Expansão de negócios: permite atender empresas que exigem documentação fiscal
- Organização financeira: ajuda no controle das receitas e na gestão do negócio
- Redução de custos: elimina gastos com impressão e armazenamento de documentos físicos
- Segurança jurídica: oferece proteção legal em caso de disputas comerciais
- Sustentabilidade: contribui para a redução do uso de papel
Além disso, a emissão regular de notas fiscais cria um histórico financeiro que pode ser fundamental para o crescimento do seu negócio, especialmente quando você precisar comprovar faturamento para migrar para outros regimes tributários ou solicitar empréstimos.
Quem pode emitir nota fiscal eletrônica sendo MEI?
Todo Microempreendedor Individual está habilitado a emitir notas fiscais eletrônicas, independentemente da atividade exercida. No entanto, é importante entender algumas particularidades:
MEI prestador de serviços
Se você é um MEI prestador de serviços, deverá emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), que é regulamentada pelo município onde sua empresa está registrada. Exemplos de atividades:
- Serviços de beleza (cabeleireiro, manicure)
- Serviços de reparação (eletricista, encanador)
- Serviços de consultoria
- Serviços de transporte de passageiros
MEI comerciante ou industrial
Se você atua no comércio ou na indústria, poderá emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) para a venda de produtos. Exemplos de atividades:
- Comércio de roupas e acessórios
- Venda de alimentos
- Fabricação de produtos artesanais
- Comércio de produtos eletrônicos
MEI com atividades mistas
Se você exerce tanto atividades de prestação de serviços quanto de comércio, precisará emitir o tipo de nota fiscal correspondente a cada operação:
- NFS-e para os serviços prestados
- NF-e ou NFC-e para a venda de produtos
É fundamental verificar as regras específicas do seu município para a emissão de notas fiscais, pois cada localidade pode ter procedimentos e sistemas próprios.
Passo a passo para emitir nota fiscal eletrônica sendo MEI
Emitir sua primeira nota fiscal eletrônica pode parecer complicado, mas seguindo este passo a passo detalhado, você conseguirá realizar o processo com tranquilidade:
1. Verifique a legislação e os requisitos do seu município
Antes de iniciar o processo de emissão, é essencial conhecer as regras específicas do seu município:
- Acesse o site da prefeitura da sua cidade
- Procure pela seção de Secretaria da Fazenda ou Finanças
- Busque informações sobre a NFS-e para MEI
- Verifique se há algum sistema específico utilizado pela prefeitura
Cada município pode ter suas particularidades quanto a prazos, procedimentos e até mesmo modelos de notas fiscais.
2. Realize o cadastro no sistema de emissão de notas do seu município
Para se cadastrar no sistema de emissão de notas fiscais, você precisará:
- Acessar o portal de serviços da prefeitura ou o sistema específico de NFS-e
- Localizar a opção de cadastro para emissores de nota fiscal
- Preencher o formulário com seus dados pessoais e empresariais
- Informar seu CNPJ, CPF e dados de contato
- Criar uma senha de acesso ao sistema
- Anexar documentos solicitados (geralmente CCMEI, RG, CPF e comprovante de endereço)
Algumas prefeituras podem exigir que você compareça presencialmente para finalizar o cadastro ou para retirar algum token de acesso.
3. Acesse o sistema e inicie o processo de emissão
Após finalizar seu cadastro, você poderá acessar o sistema para emitir suas notas fiscais:
- Faça login no sistema com seu CNPJ/CPF e senha cadastrada
- Localize a opção “Emitir NFS-e” ou similar
- Selecione o tipo de serviço prestado conforme a lista disponível
- Escolha a alíquota correspondente ao seu serviço (geralmente 3% para MEI)
4. Preencha os dados do tomador do serviço (cliente)
Nesta etapa, você precisará inserir as informações do cliente que contratou seus serviços:
Para pessoa jurídica (obrigatório emitir NFS-e):
- CNPJ da empresa
- Razão social
- Endereço completo
- Inscrição municipal (se houver)
- E-mail para envio da nota
Para pessoa física (facultativo emitir NFS-e):
- CPF
- Nome completo
- Endereço
- E-mail para envio da nota
Muitos sistemas já possuem cadastros pré-existentes, facilitando emissões futuras para o mesmo cliente.
5. Descreva o serviço prestado e insira os valores
Agora é o momento de detalhar o serviço realizado:
- Descreva de forma clara e objetiva o serviço prestado
- Informe o valor total do serviço
- Verifique se há deduções ou descontos a serem aplicados
- Confira se o sistema calcula automaticamente o ISS (geralmente 3% para MEI)
- Verifique a data de prestação do serviço
É importante ser específico na descrição do serviço para evitar questionamentos futuros.
6. Revise todas as informações e finalize a emissão
Antes de concluir a emissão:
- Confira todos os dados inseridos (cliente, serviço, valores)
- Verifique se o cálculo dos impostos está correto
- Certifique-se de que a data de prestação do serviço está correta
- Clique em “Emitir” ou “Finalizar” para gerar a nota fiscal
Após a emissão, o sistema geralmente gera automaticamente um número de identificação para a nota fiscal.
7. Envie a nota fiscal ao cliente e guarde uma cópia
Finalizando o processo:
- Salve uma cópia digital da nota fiscal em seu computador
- Envie a nota fiscal para o e-mail do cliente
- Mantenha um controle organizado das notas emitidas por data e cliente
- Armazene as notas fiscais pelo prazo mínimo de 5 anos
Recomenda-se criar uma pasta específica no computador para armazenar todas as notas fiscais emitidas, organizadas por mês e ano.
Sistemas de emissão de nota fiscal para MEI
Existem diferentes sistemas para emissão de notas fiscais eletrônicas disponíveis para o MEI, cada um com suas características:
Sistema nacional de emissão de NFS-e
O Governo Federal disponibiliza o Portal Nacional da NFS-e, uma plataforma gratuita e padronizada para emissão de notas fiscais de serviços. Vantagens:
- Interface única para todo o território nacional
- Acesso via gov.br
- Disponível como aplicativo para celular
- Sem custos para o emissor
Para acessar, visite o portal nacional da NFS-e ou baixe o aplicativo nas lojas oficiais.
Sistemas municipais de emissão
Muitos municípios possuem seus próprios sistemas de emissão de NFS-e:
- ISS Digital
- Nota Carioca (Rio de Janeiro)
- Nota Paulistana (São Paulo)
- NFS-e Curitiba
- Entre outros
Estes sistemas são específicos de cada município e geralmente podem ser acessados através do site da prefeitura local.
Aplicativos e softwares privados
Existem também soluções privadas que facilitam a emissão de notas fiscais:
- Conta Azul
- Nfe.io
- Nfse.io
- QuickBooks
- Contabilizei
Estas plataformas geralmente oferecem funcionalidades adicionais como controle financeiro, emissão de boletos e gestão de clientes, mas podem ter custos associados.
Prazos e obrigações fiscais do MEI na emissão de notas fiscais
Além de saber como emitir a nota fiscal, é fundamental conhecer os prazos e obrigações relacionados:
Prazos para emissão da NFS-e
- Prazo geral: a nota fiscal deve ser emitida no momento da prestação do serviço ou, no máximo, até o final do mês em que o serviço foi prestado.
- Emissão retroativa: verifique com sua prefeitura se é possível emitir notas fiscais para serviços prestados em meses anteriores.
- Cancelamento: geralmente, as notas fiscais podem ser canceladas em até 24 horas após a emissão. Após este prazo, pode ser necessário emitir uma nota de substituição ou de estorno.
Obrigações fiscais relacionadas às notas fiscais
Como MEI, você precisa estar atento às seguintes obrigações:
- Pagamento do DAS: o Documento de Arrecadação do Simples Nacional deve ser pago mensalmente, independentemente da emissão de notas fiscais.
- Declaração Anual do MEI (DASN-SIMEI): deve ser entregue até 31 de maio de cada ano, relatando o faturamento do ano anterior.
- Guarda de documentos: as notas fiscais emitidas devem ser armazenadas por pelo menos 5 anos.
- Limite de faturamento: o MEI deve respeitar o limite anual de faturamento (atualmente R$ 81.000,00 ou proporcional ao número de meses em atividade).
Consequências do não cumprimento das obrigações
O descumprimento das obrigações fiscais pode acarretar:
- Multas por atraso na entrega da DASN-SIMEI
- Multas por não emissão de notas fiscais quando obrigatório
- Desenquadramento do regime MEI
- Dificuldades para obtenção de certidões negativas
- Problemas na renovação do alvará de funcionamento
Como lidar com situações específicas na emissão de notas fiscais
Durante sua jornada como MEI, você pode se deparar com situações específicas que exigem atenção especial:
Emissão de nota fiscal para clientes de outros municípios
Quando você presta serviços para clientes localizados em municípios diferentes do seu:
- A nota fiscal deve ser emitida pelo sistema do seu município
- O ISS geralmente é devido no local onde o serviço foi prestado (verifique a legislação específica do seu serviço)
- Alguns tipos de serviços têm regras especiais quanto ao local de recolhimento do ISS
Cancelamento e substituição de notas fiscais
Se precisar cancelar ou substituir uma nota fiscal:
- Verifique o prazo para cancelamento no seu município (geralmente 24 a 48 horas)
- Após o prazo de cancelamento, pode ser necessário emitir uma nota de estorno ou carta de correção
- Documente o motivo do cancelamento ou substituição
- Comunique o cliente sobre a alteração
Emissão de nota fiscal para serviços contínuos
Para serviços prestados de forma contínua (mensalidades, por exemplo):
- Emita uma nota fiscal para cada período de prestação de serviço (geralmente mensal)
- Mantenha a regularidade na emissão
- Descreva claramente o período a que se refere o serviço
- Considere a possibilidade de automatizar o processo
Emissão de nota fiscal para serviços com fornecimento de materiais
Quando seu serviço inclui o fornecimento de materiais:
- Discrimine na nota fiscal o valor do serviço e o valor dos materiais
- Verifique se seu município permite dedução dos materiais da base de cálculo do ISS
- Mantenha as notas fiscais de compra dos materiais como comprovação
Impostos e tributação relacionados às notas fiscais do MEI
Entender a tributação relacionada às notas fiscais é essencial para o MEI:
Impostos inclusos no DAS do MEI
O MEI paga mensalmente o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que inclui:
- INSS: R$ 71,60 (5% do salário mínimo)
- ISS: R$ 5,00 (para prestadores de serviços)
- ICMS: R$ 1,00 (para atividades de comércio e indústria)
Estes valores são fixos e independem do valor das notas fiscais emitidas.
Retenção de impostos por tomadores de serviços
Em alguns casos, quando você emite nota fiscal para pessoas jurídicas, pode haver retenção de impostos:
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): geralmente retido em serviços técnicos, quando o valor da nota supera R$ 666,66.
- INSS: em casos específicos, como serviços de construção civil.
- ISS: alguns municípios exigem que o tomador do serviço retenha e recolha o ISS.
Quando há retenção, o valor do imposto é descontado do pagamento e o tomador emite um documento de retenção.
Como proceder quando há retenção de impostos
Se houver retenção de impostos na sua nota fiscal:
- Verifique se a retenção está correta conforme a legislação
- Solicite o comprovante de retenção ao tomador do serviço
- Guarde o comprovante junto com a cópia da nota fiscal
- Declare as retenções na sua DASN-SIMEI
É importante lembrar que as retenções de impostos não isentam o MEI do pagamento do DAS mensal, que continua sendo devido integralmente.
Benefícios adicionais da emissão regular de notas fiscais
Além do cumprimento das obrigações legais, a emissão regular de notas fiscais traz diversos benefícios estratégicos:
Comprovação de renda para financiamentos e empréstimos
As notas fiscais emitidas servem como comprovação de renda para:
- Financiamentos bancários
- Financiamento imobiliário
- Empréstimos pessoais ou empresariais
- Cartões de crédito com limites mais elevados
Instituições financeiras frequentemente solicitam notas fiscais dos últimos meses para avaliar a capacidade de pagamento do MEI.
Construção de histórico para crescimento do negócio
Um histórico consistente de emissão de notas fiscais:
- Facilita a transição para outros regimes tributários quando seu negócio crescer
- Demonstra a evolução do seu faturamento ao longo do tempo
- Ajuda no planejamento financeiro e estratégico
- Serve como base para projeções futuras
Aposentadoria e benefícios previdenciários
A regularidade na emissão de notas fiscais e pagamento do DAS:
- Garante sua contribuição previdenciária
- Assegura direitos como aposentadoria, auxílio-doença e salário-maternidade
- Comprova o tempo de contribuição como empreendedor
Relacionamento com clientes corporativos
Empresas geralmente preferem fornecedores que emitem notas fiscais regularmente:
- Facilita a contabilidade do cliente
- Permite que o cliente deduza despesas
- Transmite profissionalismo e confiabilidade
- Abre portas para contratos mais vantajosos
Erros comuns a evitar na emissão de notas fiscais como MEI
Para garantir que sua emissão de notas fiscais esteja sempre correta, evite estes erros frequentes:
Descrição genérica ou incompleta dos serviços
Um erro comum é descrever o serviço de forma muito genérica, como “serviços prestados” ou “consultoria”. O ideal é:
- Detalhar o serviço realizado
- Especificar o período de prestação
- Mencionar o projeto ou contrato relacionado
- Incluir informações relevantes que identifiquem claramente o serviço
Emissão de nota fiscal com valor acima do limite do MEI
Emitir notas fiscais cujo somatório ultrapasse o limite anual de faturamento do MEI (R$ 81.000,00) pode levar ao desenquadramento. Para evitar:
- Monitore seu faturamento mensalmente
- Planeje a transição para outro regime tributário se estiver se aproximando do limite
- Não subdivida serviços para burlar o limite (isso é considerado fraude fiscal)
Não guardar cópias das notas fiscais emitidas
A falta de organização com as notas fiscais emitidas pode causar problemas futuros:
- Crie um sistema de arquivamento digital
- Faça backups regulares
- Organize as notas por mês e ano
- Mantenha registros por pelo menos 5 anos
Emitir nota fiscal para atividades não permitidas ao MEI
Emitir notas fiscais para atividades que não estão incluídas no seu CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) pode gerar problemas:
- Verifique se a atividade consta no seu certificado de MEI
- Se necessário, solicite a inclusão de novas atividades (respeitando o limite de 16 ocupações permitidas)
- Nunca emita notas para serviços não autorizados para MEI
Perguntas frequentes sobre emissão de nota fiscal para MEI
O MEI é obrigado a emitir nota fiscal para todos os clientes?
Não. O MEI é obrigado a emitir nota fiscal apenas quando o tomador do serviço for pessoa jurídica (empresa). Para pessoas físicas, a emissão é facultativa.
Qual o prazo para emitir a nota fiscal após a prestação do serviço?
A nota fiscal deve ser emitida preferencialmente no momento da prestação do serviço ou, no máximo, até o final do mês em que o serviço foi prestado.
O MEI precisa pagar algum imposto adicional ao emitir notas fiscais?
Não. O MEI já paga seus impostos através do DAS mensal, que inclui valores fixos de INSS, ISS (para serviços) e ICMS (para comércio e indústria). Não há tributação adicional sobre o valor das notas emitidas.
O que acontece se eu não emitir nota fiscal quando obrigatório?
A não emissão de nota fiscal quando obrigatória pode resultar em multas, dificuldades para obter certidões negativas e problemas com fiscalizações. Em casos extremos, pode levar ao desenquadramento do MEI.
Posso emitir nota fiscal para serviços prestados em meses anteriores?
Geralmente sim, mas cada município tem suas regras específicas. Consulte a secretaria de finanças do seu município para verificar o procedimento correto para emissão retroativa.
É possível cancelar uma nota fiscal já emitida?
Sim, mas geralmente há um prazo limite (24 a 48 horas após a emissão). Após esse prazo, pode ser necessário emitir uma nota fiscal de substituição ou carta de correção, dependendo das regras do seu município.
Como faço para incluir uma nova atividade no meu MEI para emitir notas fiscais?
Para incluir uma nova atividade, acesse o Portal do Empreendedor (gov.br/empresas), faça login com sua conta gov.br e solicite a alteração do seu cadastro, adicionando a nova ocupação. Lembre-se que o MEI pode ter até 16 ocupações, desde que estejam na lista de atividades permitidas.
Conclusão: mantendo seu negócio em dia com as obrigações fiscais
Emitir notas fiscais corretamente é mais do que uma obrigação legal para o MEI – é uma prática que traz credibilidade, organização e oportunidades para o seu negócio. Seguindo o passo a passo e as orientações deste guia, você estará preparado para cumprir essa importante responsabilidade fiscal.
Lembre-se de que manter a regularidade na emissão de notas fiscais e no pagamento do DAS mensal é fundamental para garantir seus direitos como empreendedor, incluindo a cobertura previdenciária e o acesso a linhas de crédito.
Estar em dia com suas obrigações fiscais também proporciona tranquilidade para focar no que realmente importa: o crescimento e desenvolvimento do seu negócio. Com uma gestão fiscal organizada, você terá mais tempo e energia para investir na qualidade dos seus serviços e na satisfação dos seus clientes.
Se você ainda tem dúvidas sobre a emissão de notas fiscais ou outras questões tributárias relacionadas ao MEI, considere buscar orientação especializada. Um contador com experiência em pequenos negócios pode ajudá-lo a navegar pelas complexidades da legislação fiscal e a encontrar as melhores soluções para o seu caso específico.
Mantenha-se informado sobre mudanças na legislação e aproveite os recursos disponíveis, como os oferecidos pelo Sebrae e pelas secretarias de finanças municipais, para garantir que seu negócio esteja sempre em conformidade com as exigências legais.
